7 lois à connaître dans la gestion de projet (et à titre personnel)

Classé sous (GTD) écrit par Jerome-d le 19-08-2010

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Quand on gère un projet, toutes sortes de forces tendent à le faire déraper.

Ces forces peuvent se résumer en 7 lois :

  1. Loi de Pareto (80/20)
  2. Loi de Parkinson (temps disponible)
  3. Loi de Murphy (emmerdement maximum)
  4. Loi de Fraisse (relativité du temps)
  5. Loi de Carlson (interruptions)
  6. Loi de Laborit (commencer par le plus difficile)
  7. Loi d’Illich (fatigue)

Les lois intrinsèques au projet

Les 3 premières lois (Pareto, Parkinson et Murphy) sont intrinsèques au projet et pas directement aux gens qui l’exécutent.

La loi de Pareto nous explique que 20% de nos efforts fournissent 80% des résultats.
Il faut donc se concentrer sur l’essentiel au départ pour fournir au plus vite 80% des résultats. Une fois ce seuil atteint, le reste n’apportera que peu de bénéfice et sera très gourmand en temps. A se demander même s’il en vaut la peine.
J’ai l’habitude aussi de parler de valeur ajoutée non perçue. Si vous faites des efforts pour améliorer les choses, mais que personne ne s’en rend compte, alors passez-vous de cette activité.

La Loi de Parkinson nous explique que « tout travail tend à se dilater pour utiliser toutes les ressources qui lui sont imparties ».
Si vous donnez 2 jours à quelqu’un pour réaliser un travail, il y a peu de chance qu’il vous le rende au bout de 24 heures. Sinon, c’est que vous avez mal estimé la charge de travail. Dans la plupart des cas, il sera fait en quelques heures avant l’échéance.
De la même façon, si un travail prend 2 jours à 1 personne, il ne prendra jamais 1 jour à 2 personnes.
Donnez des échéances courtes, pensez AGILE : des petits sprints produisent plus de résultats que de grands marathons.

La Loi de Murphy est la plus connue. La loi dite de « l’emmerdement maximum ». Si quelque chose doit rater, alors ça ratera.
Prévoyez des marges de sécurité dans vos timings : si vous maîtrisez le travail, ajoutez 30 à 50% de plus. Si c’est une tâche nouvelle pour vous, doublez le temps. Ajoutez aussi 30% pour les imprévus.

Les lois inhérentes aux personnes

La loi de Fraisse évoque la relativité du temps : une activité morcelée semble durer plus longtemps et une activité pénible semble plus longue à faire qu’une activité plaisante.
De cette loi découle alors 2 autres lois :

La loi de Carlson : un travail interrompu est plus long qu’un travail continu. Cela paraît plus long et ça l’est réellement. Il faut plus de 3 minutes pour redevenir opérationnel sur la tâche en cours.
Pour être performant, éloignez les sources de distraction. Coupez le téléphone, fermez votre boîte e-mail, fermez votre porte. Eteignez aussi la télé ou la radio, bien sûr.

La loi de Laborit : comme une tâche difficile ou pénible semble plus longue, il faut l’évacuer dès que possible.
Le reste du travail paraîtra plus court et si cette loi croise celle de Pareto et donc que le plus difficile apportera le plus de résultat, c’est rentable.
Commencez par les tâches les moins excitantes ou les plus compliquées.

D’autant plus que la Loi d’Illich précise qu’un humain ne peut pas se concentrer plus de 45 minutes sur une même tâche et que plus on travaille, moins on est performant.
Evacuer dès le début les tâches les plus dures ou les moins motivantes permet de les faire au moment où la capacité à travailler est la plus forte.
Prenez des pauses : s’arrêter est souvent le meilleur moyen de repartir.

C’est tout ? Non !

J’ajouterai 2 autres lois que je regrouperai en une seule : les Lois de Swoboda-Fliess-Teltscher et de l’Ecclesiaste.

Elles disent toutes les deux, mais de façon différente, qu’il y a un temps pour chaque chose. Notre horloge interne est ainsi faite que personne n’est au top 100% du temps.

Pour mener un projet de longue haleine : respectez le rythme de votre corps et prévoyez d’avance que vous ne serez pas toujours aussi intelligent. David Allen, dans Tout Réussir Sans Effort, évoque un de ses collaborateurs qui a créé une liste « cerveau mou » pour les jours où il se sent incapable.
Arriver à avancer, même ces jours-là est une grande victoire.

 

Pour aller plus loin :
Vous voudriez arriver à vous cloner pour réaliser plus de choses ? La chose la plus importante pour gagner en efficacité est de mettre en place un système efficace.
Un système, c’est une série de procédures qui vous permettent d’être certain de ne jamais passer à côté de ce qui est vraiment important.Découvrez dès aujourd’hui le système de Jean : http://webmarketingjunkie.com/hg/?a=KFd0Y1YRz&p=9

 


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